Tener factura ayuda, pero no siempre basta. Si Hacienda duda de un gasto, debes probar que fue real y que estuvo vinculado a tu actividad (arts. 105 y 106.4 de la Ley General Tributaria). Contesta en el plazo que indique la carta. Si te llega una liquidación, tienes un mes para recurrir.
Qué mira Hacienda
- Si la operación existió. La factura es la justificación prioritaria, pero no prueba privilegiada. Si Hacienda la cuestiona con fundamento, debes aportar más pruebas.
- Si está ligado a tu actividad. Los bienes de uso particular y los que solo sirven en parte se afectan únicamente en la parte usada (art. 29 de la Ley del IRPF).
- Si es un donativo o liberalidad. Por remisión a las normas de Sociedades (art. 28 de la Ley del IRPF), los donativos y liberalidades no son deducibles, con las matizaciones del art. 15.e de la Ley 27/2014.
- Si cumples requisitos formales. Debes conservar justificantes durante el plazo de prescripción (art. 68 del Reglamento del IRPF).
Reglas que suelen dar problemas
Suministros si trabajas en casa
Si afectas parte de tu vivienda habitual, puedes deducir suministros como agua, gas, luz, teléfono e internet. El porcentaje es el 30 % de la proporción de metros destinados a la actividad, salvo prueba de otro mayor o menor (art. 30.2.5.ª.b de la Ley del IRPF).
Ejemplo. 30 m² de una vivienda de 100 m²: 30 % × 30 % = 9 % de esas facturas.
Comidas
Tus gastos de manutención solo cuentan si se producen en el desarrollo de la actividad, en restauración u hostelería, pagando por medio electrónico y dentro de los límites reglamentarios (art. 30.2.5.ª.c). Anota cliente, motivo y lugar.
Coche
En el IRPF, un turismo solo se considera afecto si se usa de manera exclusiva para la actividad, salvo excepciones como representantes o agentes comerciales, transporte de viajeros o autoescuela (art. 22.4 del Reglamento). En el IVA, la regla es otra: se presume afectado al 50 %, salvo prueba (art. 95.Tres de la Ley del IVA). Una diferencia entre ambos impuestos puede ser correcta.
Salud y familiares
- Seguro de enfermedad: tuyo, de tu cónyuge e hijos menores de 25 que convivan contigo. Hasta 500 euros por persona o 1.500 si hay discapacidad (art. 30.2.5.ª.a).
- Sueldo a cónyuge o hijos menores: con contrato laboral, afiliación y trabajo habitual, y sin superar el mercado (art. 30.2.2.ª).
Provisiones y gastos de difícil justificación
En estimación directa simplificada, el conjunto no puede superar 2.000 euros al año (art. 30.2.4.ª).
Qué hacer, por orden
- Lee qué notificación es. Requerimiento, propuesta o liquidación. Lee qué hacer con una carta de Hacienda.
- Haz una tabla. Por cada gasto: factura, pago, motivo profesional e ingreso relacionado.
- Refuerza la prueba. Contratos, correos, agenda, presupuestos, registros de viajes y extractos.
- Alega por gastos. No hay que defenderlos todos igual. Concede lo que no puedas probar y céntrate en lo importante.
- Recurre la liquidación en un mes si no te dan la razón. Ver cómo recurrir.
Si además te sancionan
Una regularización no implica por sí sola sanción: debe haber culpa. Una interpretación razonable puede excluir la responsabilidad (art. 179.2.d de la Ley General Tributaria). Lee cómo recurrir o reducir la sanción antes de firmar conformidades.
Cuándo pedir asesor fiscal o abogado
Si es una inspección, si afecta a varios años, si hay IVA e IRPF juntos o si cuestionan que la operación existiera. Lee también qué hacer ante una inspección.