Si una empresa no paga, reclámale la factura por escrito con los intereses de demora y los 40 euros de costes de cobro que prevé la Ley 3/2004. Si no responde, puedes acudir al proceso monitorio aportando la factura. Conviene actuar pronto: tu acción prescribe, por regla general, a los cinco años, y algunas ventajas fiscales tienen plazos cortos.
Cuándo vence la factura
Primero, lo pactado. Sin pacto, el plazo es de 30 días naturales desde que se reciben las mercancías o se presta el servicio, aunque la factura haya llegado antes (art. 4 de la Ley 3/2004). Si hay procedimiento de aceptación o comprobación, no puede exceder de 30 días y el pago se cuenta desde ella. La ley se aplica a operaciones entre empresas y entre empresas y Administración; no a las operaciones con consumidores (art. 3).
Qué puedes reclamar además de la factura
- Intereses de demora: se devengan automáticamente desde el impago, sin aviso previo (art. 5). Rige el tipo pactado y, si no hay pacto, el tipo del BCE más 8 puntos, publicado semestralmente en el BOE (art. 7). Calcúlalo con la calculadora de intereses de factura.
- 40 euros fijos por costes de cobro, además de otros costes acreditados que los superen (art. 8). Salvo que el deudor no sea responsable del retraso.
Pasos para reclamar
- Reúne pruebas: factura, pedido, presupuesto, contrato, albarán o aceptación, correos.
- Recordatorio amistoso, por correo electrónico, para descartar un descuido.
- Requerimiento fehaciente, por burofax o notarial. Indica importe, intereses, 40 euros, plazo y qué harás. Interrumpe la prescripción (art. 1973 del Código Civil) y puede ser útil para el IVA.
- Negociación. En general, para admitir una demanda civil se exige haber intentado antes un medio adecuado de solución de controversias (art. 5 de la Ley Orgánica 1/2025), como una negociación con constancia, mediación o conciliación. La ley excluye expresamente el proceso monitorio europeo, pero no el nacional, por lo que conviene hacerlo y conservar la prueba.
- Monitorio (arts. 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil). Vale para deudas de dinero líquidas, vencidas y exigibles, de cualquier importe, acreditadas por facturas, albaranes u otros documentos habituales. Se presenta en el juzgado del domicilio del deudor, y en la petición inicial no hacen falta abogado ni procurador. El deudor tiene 20 días para pagar u oponerse. Más detalle en proceso monitorio.
- Si se opone, el asunto pasa al juicio que corresponda. Si la cuantía supera 2.000 euros, normalmente necesitarás abogado y procurador (arts. 23 y 31 de la LEC). Compruébalo en si necesito abogado y procurador.
Lee también la guía general de cómo reclamar una deuda.
Prescripción
Las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento (art. 1964.2 del Código Civil). Verifica fechas con la herramienta plazo para reclamar una deuda. La prescripción se interrumpe con la reclamación judicial, la extrajudicial y el reconocimiento de deuda.
Recuperar el IVA
Puedes modificar la base imponible si la factura es incobrable (art. 80.Cuatro de la Ley del IVA). Hace falta, entre otras cosas:
- Que haya pasado un año desde el devengo sin cobrar. Las empresas con volumen de operaciones no superior a 6.010.121,04 euros el año anterior pueden elegir seis meses o un año.
- Que conste en los libros registro.
- Que hayas instado el cobro por reclamación judicial, requerimiento notarial u otro medio que acredite fehacientemente la reclamación.
- Que realices la modificación en los seis meses siguientes a ese período y lo comuniques a la Agencia Tributaria en el plazo reglamentario.
Consulta con tu asesor fiscal porque hay excepciones.
Errores frecuentes
- Dejar pasar años sin reclamar por escrito.
- Reclamar solo por teléfono.
- Pactar plazos o renuncias a intereses que puedan resultar abusivos (art. 9 de la Ley 3/2004).
- Olvidar los plazos del IVA.
- Seguir suministrando a un cliente en impago sin garantía.